راهنما و معرفی نحوه مدیریت پروژه از طریق مایکروسافت داینامیکس ERP
مفاهیمی که مقاله آموزشی راهنما و معرفی نحوه مدیریت پروژه از طریق مایکروسافت داینامیکس ERP خواهیم آموخت :
- آشنایی با ماجول Project Management and Accounting در ERP مایکروسافت
- درک مفهوم دوره عمر یا Life Cycle یک پروژه
- درک ویژگیهای Basic یک پروژه
- یادگیری انجام ایجاد ، ویرایش ، مشاهده و کپی یک پروژه
پروژه چیست ؟
یک پروژه یک گروه از فعالیتها و اکتیویتی ها است که برای
- ارائه یک خدمت
- تولید یک محصول
- یا بدست آوردن یک نتیجه
طراحی شده است.
پروژه ها ، منابع را استفاده میکنند و نتایج مالی در قالب درآمد یا دارایی تولید میکنند.
ERP مایکروسافت داینامیکس به مدیران ، حسابداران و اعضای تیم ها ، کمک میکند که به روش موثری ، پروژه ها را برنامه ریزی و اجرا کنند . هر پروژه دارای سه بعد یا Dimension مهم است که در ادامه شرح داده میشود :
اولین بعد مهم یک پروژه ، Scope of Work یا محدوده پروژه است که بایستی به انجام برسد .
دومین بعد مهم پروژه ، Resource ها یا منابع پروژه هستند . در این بعد موارد ذیل اهمیت دارند که چطور موارد ذیل را را برنامه ریزی و رزرو کنیم :
- منابع انسانی پروژه
- مواد مورد نیاز(List Of Material) پروژه
- سرویس های OutSource پروژه یا Subcontracted Labor
سومن بعد مهم پروژه ، Cost یا بهای تمام شده پروژه میباشد . بهای تمام شده پروژه میتواند شامل موارد ذیل باشد :
- دستمزد منابع انسانی پروژه
- مواد استفاده شده در پروژه
- سایر هزینه ها و Expense های پروژه
در هر پروژه باید شرایطی و امکاناتی در مدیریت نرم افزاری و کنترل پروژه ، فراهم باشد که بتوان در طول دوره عمر پروژه اطمینان حاصل نمود که هزینه های پروژه با درآمد یا بودجه پروژه ، مطابق برنامه ریزی در حال اجرا شدن هستند.
تعریف پروژه در صنایع مختلف :
در هر صنعت ممکن است از عبارت خاص آن صنعت به عنوان پروژه یاد شود اما منظور از همه آنها پروژه میباشد:
| ردیف | نام صنعت | عبارت معادل پروژه |
| 1 | ساخت و ساز | Job |
| 2 | امور حقوقی | موضوع پرونده یا Matter |
| 3 | Call Center | تیکت |
| 4 | مشاوره | پروژه |
| 5 | تبلیغات | کمپین |
| 6 | تولید پروژه محور یا Project Manufacturing | سفارش تولید یا Production Order |
عملیات اصلی پروژه :
هر پروژه را میتوان به 3 عملیات اصلی تقسیم نمود :
- شروع پروژه یا Initiate Project
- اجرای پروژه یا Execute project
- آنالیز پروژه
پروژه ها میتوانند از لحاظ اینکه برای شرکت درآمد زا هستند یا خیر به 2 گروه دسته بندی شوند :
- پروژه های مشتری محور
برای یک مشتری خاص تعریف میشوند و دارای درآمد هستند
- پروژهای داخلی یا Cost Only Projects
به مشتری ارتباط ندارند و داخلی هستند.
شروع پروژه یا Initiate Project
برای هر پروژه ، دستمزد منابع انسانی/ هزینه مواد و سایز هزینه ها را داریم که در این مرحله شروع پروژه ، محاسبه و برآورد میشوند و بر اساس این هزینه برآوردی ، پیش فاکتور پروژه یا Project Quotation ایجاد میشود و برای مشتری ارسال میگردد.
شرایط پرداخت یا Billing Terms ، Limits یا محدودیت ها و Agreement ها یا توافقات در قرارداد پروژه یا Project Contract ثبت میشوند .
با استفاده از WBS یا Work Breakdown Structure کارها و تسک های پروژه ، برنامه ریزی و برآورد زمانی میشوند .
با استفاده از Forecast ها و بودجه ها ، اجرای پروژه ها را میتوان هدایت کرد .
اعضای team ها میتوانند ، رزور یا Book شوند و برای هر تسک در WBS اختصاص یابند یا تخصیص داده شوند.
اجرای پروژه یا Execute project
در این مرحله اعضای تیم یا مدیران ، هزینه ها و ساعتهای کاری که انجام شده است را با استفاده از TimeSheet و Expense در سیستم ثبت میکنند.مدیرپروژه ، ابزارهایی در اختیار دارد تا میزان مصرف بودجه پروژه را مانیتور و کنترل کند . همچنین میتواند مواد مورد نیاز پروژه را سفارش دهد ( Purchase Requisition یا Purchase Order ) . سبب آغاز پروسه Procurement مواد خاص شود . مواد را Pick کند .
همچنین مدیر پروژه میتواند Invoice های پروژه را برای کارهای درحال اجرا ایجاد نماید.
در این مرحله Revenue یا درآمد پروژه هم در ارتباط با سندهای حسابداری در ماجول GL هم قابل شناسایی و ثبت است.
آنالیز پروژه یا Analyze project
در این مرحله آنالیز پروژه جهت سنجش سودآوری پروژه ، آنالیز گردش وجوه نقد پروژه و همچنین آنالیز فاکتورهای پروژه قابل انجام است.
ساختار ماجول پروژه در ERP مایکروسافت داینامیکس
در یک مفهوم کلی ، پروژه برای گروه بندی تراکنش ها مربوط به یک پروژه خاص و Post کردن این تراکنش ها به ماجول حسابداری مالی یا General Ledger میباشد.
این تراکنش ها میتوانند از Timesheet ها ، یا Expense ها یا فاکتورهای تامین کنندگان یا تراکنش های انبار باشند.
پروژه های میتواند داخلی و صرفا Cost Only باشند یا Billable باشند. اگر پروژه Billable باشد ، در مایکروسافت داینامیکس در ارتباط با یک Contract مشتری قرار میگیرد که شرایط پرداخت یا Billing Terms را در خود دارد.این امر باعث ایجاد فاکتور برای مشتری یا Customer Invoice میشود که به ماجول حسابداری عمومی یا General Ledger پست میشود.
هر پروژه ممکن است که زیر پروژه یا Sub Project داشته باشد و میتوان در مایکروسافت داینامیکس Team تعریف کرد و به پروژه اختصاص داد . همچنین میتوان بودجه پروژه و برآوردهای مربوط به پروژه را مدیریت نمود.